Wie vroeger, en dan hebben we het over de periode tot pakweg het einde van de 20e eeuw, op een kantoor kwam trof daar vooral archiefkasten aan .Rijen en rijen met ordners stonden er in die kasten. Soms stond er ook nog een paternosterkast met honderden dossiers. Want alles wat van belang was, werd uitgeprint. In tweevoud, eentje voor de klant en eentje voor het eigen archief. Of je nu het kantoor van een notaris of van een sociale dienst binnen stapte, overal ging het zo. Tot langzaam maar zeker de digitalisering vorm begon te krijgen. Het werd belangrijk om duurzaam op kantoor te zijn, en dus wordt er anno 2026 een stuk minder geprint.

Digitale documenten hebben rechtskracht

Vroeger was, vooral bi de overheid, het devies dat een beslissing pas rechtsgeldig was als die op papier stond. Afdelingshoofden en teamleiders waren dagelijks zoet met het ondertekenen van stapels postboeken. Want alleen met een ‘echte’ handtekening kon die brief de deur uit. Tegenwoordig is dat gelukkig veranderd. Belangrijke stukken worden nog wel geprint en per post opgestuurd, maar steeds vaker gebeurt de verzending digitaal en dus per e-mail of, zoals bijvoorbeeld de landelijke overheid veel doet, via een app. De klant kan stukken nog steeds printen als hij dat wil, maar het is in principe de bedoeling om de kopie digitaal te bewaren. Een handtekening is door wijzigingen in de wet niet langer altijd noodzakelijk.

Gerecycled papier

Voor zover er op kantoren nog documenten moeten worden geprint, wordt dit steeds vaker gedaan op gerecycled papier. Onder andere Palmpapier B.V. levert dit papier, evenals enveloppen. Papier wordt al jaren ingezameld en hergebruikt, het was daarmee één van de eerste grondstoffen waar dit kon, lang voordat recycling van blik en plastic werd opgepakt. Niet alleen bedrijven, maar ook particulieren bieden ‘oud papier’ apart aan. Het levert verenigingen extra geld op. Als een kantoor gerecycled papier gebruikt dan wordt dit door klanten en instanties als positief gezien. Als er daarnaast ook nog bewust wordt gekeken of afdrukken wel nodig is, dan is dat een nog betere instelling.

Minder bossen kappen

Als meer bedrijven duurzaam papier en duurzame enveloppen gaan gebruiken dan hoeven er minder bomen te worden gekapt voor de papierindustrie. Hier zit wel een dubbele bodem in, want bomen zijn ook nuttig voor het zuiveren van de lucht, ze filteren er CO2 uit. Er worden speciale bossen aangeplant voor bouwen met hout. Maar voor de papierindustrie gebeurt dit veel minder. Juist omdat er meer gerecycled wordt, is er minder vraag naar ‘nieuw’ papier. De kwaliteit van recyclepapier is dan ook stukken beter dan enkele decennia geleden. Toen was dit papier bruin of grauw van kleur. Maar nu is hergebruikt papier ook gewoon hagelwit en dat trekt steeds meer bedrijven over de streep om de knop om te zetten en uitsluitend nog hergebruikt papier in te kopen voor het bedrijf.